IT資産管理台帳はAIで自作するか、テンプレートを使うか：選び方と、作ったあとの確かめ方

結論：表を作ること自体より、作ったあとに確かめて引き継げるかで選ぶ

生成AIに頼めば、IT資産管理台帳の表や数式は作れます。そのため「どちらが作れるか」ではなく、次の3つを誰がやるかで選ぶのが現実的です。

  • 数式が正しく動いているかを確かめる
  • つまずいたときに直す
  • 担当者が代わるときに、使い方を引き継ぐ

台帳に何を書くか（機器・ライセンス・割当の3つの表と項目）は、IT資産管理台帳の作り方で説明しています。この記事では、自作とテンプレートの選び方と、作ったあとの確かめ方を扱います。

自作が向いている人・テンプレートが向いている人

自作が向いているテンプレートが向いている
数式読んで直せる読むのは苦手、または時間がない
管理する項目自社独自の項目が多い一般的な項目で足りる
作ったあとの手間確かめる・直す時間を取れる確かめる・直す時間を減らしたい
引き継ぎ使い方の説明も自分で書ける説明が最初から付いているほうがよい

数式を読んで直せて、確かめる時間も取れる人は、自作するのがいちばん自社に合った台帳になります。

AIで自作する場合の頼み方

最初に守ること：実データをAIに貼らない

使用者の名前・部署・シリアル番号などの実データは、AIに貼り付けないでください。AIに渡すのは、列の見出しと、作り物のデータ（ダミーデータ）だけにします。使ってよいAIサービスや入力してよい情報について社内のルールがある場合は、そちらに従ってください。

頼み方の例

表の構成・判定のルール・使う環境を具体的に書くと、意図と違う数式が返ってくることが減ります。

Googleスプレッドシートで、IT資産管理台帳を作りたいです。
次の3つのシートに分けてください。

1. ハードウェア台帳：管理番号、種別、保証期限、保証の状態、使用者、ステータス
2. ライセンス台帳：ライセンスID、製品名、保有数、割当数、残数
3. ライセンス割当：ライセンスID、使用者、割当日、解除日

自動計算のルール：
- 保証の状態：保証期限が今日より前なら「期限切れ」、今日から90日以内なら「期限間近」。
  保証期限が空欄の行と、ステータスが「廃棄済」の行は空欄。日付でない値は「日付エラー」。
- 割当数：ライセンス割当のうち、割当日が今日以前で、解除日が空欄または今日より後の行の件数。
- 残数：保有数 − 割当数。

条件：
- Excelでも動くように、ARRAYFORMULA と FILTER は使わず、1行ずつ数式を入れてください。
- 範囲は $A$2:$A$1000 のように終わりの行まで書いてください。
- 各数式が何をしているかを、日本語で説明してください。

Excelでも使う可能性がある場合は、上の「条件」のように書いておきます。Excelでは「A2:A」のような終わりの行のない範囲は使えず、FILTER関数は古いバージョンのExcelにはありません。

作ったあとに確かめる方法

AIが返した数式は、それらしく見えても、境目の値で判定がずれていることがあります。次の手順で確かめます。

1. 「今日」を固定した日付に置き換える

TODAY() は毎日変わるため、確かめた結果を見比べられません。確かめる間だけ、どこかのセルに「2026/10/01」のような固定の日付を入れ、数式の TODAY() をそのセルの参照に置き換えます。確かめ終わったら元に戻します。

2. 境目の値を入れて、期待する結果と比べる

基準日を 2026/10/01 とした場合のテスト用データと、期待する結果の例です。

保証の状態

保証期限ステータス期待する結果確かめたいこと
2026/09/30使用中期限切れ前日は期限切れ
2026/10/01使用中期限間近当日はまだ期限切れではない
2026/12/30使用中期限間近90日後は含む
2026/12/31使用中（空欄）91日後は含まない
2026/04/01廃棄済（空欄）廃棄済は警告しない
来年3月（文字）使用中日付エラー文字は日付として扱わない
（空欄）使用中（空欄）未入力は警告しない

ライセンスの割当数（保有数を3とする）

割当日解除日数えるか確かめたいこと
2026/09/01（空欄）数える割当中
2026/10/15（空欄）数えないまだ始まっていない
2026/04/012026/10/01数えない当日に解除した
2026/04/012026/10/02数える解除は明日
（空欄）（空欄）数えない割当日がない

この5行がすべて同じライセンスIDなら、期待する結果は 割当数2、残数1 です。

3. 見落としやすい点を確かめる

  • 「*」や「?」を含む値：COUNTIF・COUNTIFS は、検索する値に含まれる「*」「?」をワイルドカードとして扱います。たとえば管理番号の重複を COUNTIF で調べていると、「PC-*」という値の行は「PC-」で始まるほかの管理番号まで数えてしまい、重複がないのに重複と判定されることがあります。IDに記号を使わないか、ワイルドカードを打ち消す書き方にします。
  • 文字として入った日付：CSVから貼り付けた日付や、先頭に「'」が付いた日付は、見た目が日付でも文字として扱われ、比較の数式が意図どおりに動かないことがあります。上の「日付エラー」の判定があれば気づけます。
  • 列の追加・並べ替え：列を挿入したり並べ替えたりしたあと、数式の参照先が正しい列を指しているかを確かめます。

4. 使い方と確かめ方を書き残す

自作した台帳を引き継ぐときに必要になるのは、表そのものより、次のような説明です。

  • 各列の意味と入力のルール
  • 自動計算の列と、その判定のルール
  • 上のようなテスト用データと期待する結果（あとで数式を直したときに、同じ確かめ方ができるように）

これを書き残す時間が取れるかどうかも、自作するかを決める材料になります。

テンプレートを使う場合も確かめること

テンプレートを使う場合も、次の点は使う前に確かめてください。

  • 自社で使う環境（Googleスプレッドシート／Excel、Excelのバージョン）で動くか
  • どんな確かめ方をしてから配布されているか
  • 自動計算の列と、入力してはいけない列がどこか
  • 列を追加したいときのルール

社内IT道具箱の「IT資産管理台帳」について

社内IT道具箱では、保証期限の前日・当日・90日後・91日後、未来の割当、当日の解除といった境目の値を含むサンプルデータと、あらかじめ用意した期待値を照合する自動の検証を行い、そのうえで無料版を配布する準備をしています（配布準備中）。確かめた項目の一覧は、公開時に紹介ページで示す予定です。

有料版（準備中）では、期限のメール通知や棚卸しの記録に加えて、担当者交代の手順書と、AIで安全に改造するためのガイドを付ける予定です。

まとめ

  • 台帳の表はAIでも作れる。選ぶ基準は、確かめる・直す・引き継ぐ手間を誰が持つか
  • AIには実データを貼らず、見出しとダミーデータだけを渡す
  • 「今日」を固定し、境目の値と期待する結果を用意して確かめる
  • 確かめ方も書き残しておくと、引き継ぎや修正のときに使える

この記事の内容は一般的な参考例であり、法的助言ではありません。導入にあたっては自社の状況に合わせて内容を確認し、必要に応じて専門家にご相談ください。数式による判定は入力されたデータにもとづく参考情報です。保証期限や契約内容は、メーカーや契約先の情報で確かめてください。

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